No CEDOC encontramos: Atas, atos,
cartas, convites, filmes, fotos, ofícios, provas, projetos, processos,
relatórios, registros, resoluções, dossiês, solicitações, folhas de freqüência,
memorandos, plantas, cartazes, termos, inscrições, recortes, relações e
controles.
2) Quais as correspondentes funções de tais espécies?
Alguns exemplos de possíveis correspondentes
funções de tais espécies que foram localizadas no CEDOC:
Atas → de reunião extraordinária, de colação
de grau
Atos → da reitoria
Cartas → ao reitor, de solicitações de
emprego
Convites →de presença a eventos
Filmes →de
eventos e da UnB
Fotos → do ICC,
da Biblioteca, do Campus Darcy ribeiro
Provas → diversas
Projetos →de pesquisa, de extensão
Processos →seletivos
Relatórios →de atividades
Registros → acadêmicos, de notas, de
certificados
Dossiês → de alunos (assentamentos
individuais)
Solicitações → de registro de diploma
Folhas de Freqüência → de servidores, de
estagiários
Memorandos → circulares
Plantas → do campus UnB, dos prédios da
Universidade
Cartazes → de campanhas, de memória
estudantil
Termos → de adesão da UnB a projetos e
associações
Inscrições → de eventos de extensão
Recortes → de jornais, de revistas
Relação → de pedido de material
Controle → de portaria
3) Quais os tipos documentais existentes no
CEDOC?
Atas de Colação de Grau, Ato de
Criação de Curso, Cartas de Solicitação de Emprego, Processos Trabalhistas, Processos
Seletivos, Dossiês de Alunos, Dossiês de PIBIC, Relatório de Atividades, Projeto Pedagógico
dos Cursos, Cartazes de Campanhas, Registros Matricula, Registros de
Certificados, Folhas de Freqüência de Servidores, Folhas de Freqüência de
Estagiários, Controle de Portaria, Inscrições em Cursos de Extensão.
4) Relacione as séries documentais do arquivo
do CEDOC com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das
3 idades.
Tipos documentais localizados no CEDOC
|
Prazo de guarda
|
Destinação Final
|
Observações
|
|
Fase corrente
|
Fase Intermediária
|
|||
Atas de Colação de Grau
|
5 anos
|
*
|
Guarda Permanente
|
|
Ato de Criação de Curso
|
Até a homologação do ato
|
5 anos
|
Guarda Permanente
|
|
Dossiês de PIBIC e de Alunos
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a
Instituição de ensino
|
*
|
Eliminação
|
*O prazo total de guarda é de 100 anos
|
Processos seletivo
|
3 anos
|
2 anos
|
Eliminação
|
|
Processos trabalhistas
|
5 anos
|
95 anos
|
Guarda Permanente
|
|
Projeto Pedagógico dos Cursos
|
Enquanto Vigora
|
5 anos
|
Guarda Permanente
|
|
Registro de Diploma
|
5 anos
|
5 anos
|
Guarda Permanente
|
|
Registro de Certificados
|
5 anos
|
5 anos
|
Guarda Permanente
|
Eliminar os certificados não entregues 2 anos
após a emissão
|
Registro
de Matricula
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a
Instituição de ensino
|
5 anos
|
Eliminação
|
*Eliminar o documento após 2
anos do indeferimento
|
Freqüência de Estagiários
|
5 anos
|
47 anos
|
Eliminação
|
|
Inscrição em Cursos de Extensão
|
Até a conclusão do curso
|
1 ano
|
Eliminação
|
|
5) Sugira um plano de classificação para os documentos do
CEDOC.
Para a classificação, pensamos uma maneira que conseguisse
abranger todas as espécies sem que elas interfiram na classificação uma da
outra. Assim, qualquer documento de uma espécie já existente é facilmente “encaixado”
no acervo, e se for de uma espécie nova, ela então pode ser criada. Para isso teríamos
as espécies documentais como grandes assuntos que possuíram “classes”, e por
fim dentro dessas classes teríamos subgrupos de documentos de mesma tipologia.
Exemplo:
Nesse exemplo, ainda poderíamos usar
a classificação cronológica e a alfabética para melhor organização do acervo. Teríamos
então dentro das caixas de “Ativos e Inativos”, Folhas de Freqüência do menor
ano para o maior e com seus servidores ou estagiários em ordem alfabética.
6) Que ações
arquivisticas poderiam ser implantadas no CEDOC?
Para melhorar a
qualidade e acesso no acervo deveria:
- Ser criado um grupo de trabalho responsável por manter o código e a tabela de temporalidade atualizada.
- Realizar um levantamento dos documentos existentes para uma melhor aplicação dos instrumentos de pesquisa.
- Contratação temporária de um grupo de estagiários e ou pessoas competentes para higienizar e re-acondicionar a documentação já armazenada.
- Após isso, desenvolver um inventário e disponibilizá-lo na página virtual do CEDOC, para que os usuários tenham conhecimento dos documentos arquivados.
- Digitalização de documentos que são solicitados com freqüência, para facilitar o trabalho.
Para melhorar a visibilidade
do acervo poderia:
- Poderia ser criados projetos de visitação ao acervo, voltados para crianças.
- Ter exposições com fotografia e filmes da história da UnB em centros culturais e na própria Universidade
- Divulgação do conteúdo do acervo para conhecimento de possíveis usuários.
- Digitalização de documentos que podem vir a despertar o interesse da comunidade universitária e da população brasiliense.
Fontes: Site do CEDOC
Anotações feitas na atividade prática realizada no dia 11/05/2012 pelas integrantes do grupo.
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